به چند استاد باید ایمیل بزنید؟ ساختن یک فهرست هوشمند برای ارتباطگیری
از ایمیل شروع کنید، نه از عدد
اولین ایمیلی که به یک استاد زدم، چهار ساعت از من وقت گرفت. سه تا از مقالههایش را خواندم، دربارهی روشی که در مقالهی دوم به کار برده بود چیز مشخصی نوشتم، کل متن را دو بار از نو نوشتم و بعد بیست دقیقهی دیگر به دکمهی ارسال زل زدم. هیچوقت جواب نداد. ایمیل دوم چهل دقیقه طول کشید و یک تماس پانزدهدقیقهای برایم آورد که به پذیرش دکترایم تبدیل شد. همین فاصله (چهار ساعت و هیچ، چهل دقیقه و همهچیز) پاسخ واقعی این سؤال است که به چند استاد باید ایمیل بزنید. جواب یک عدد نیست. سؤال این است که واقعاً چند ایمیل خوب میتوانید بنویسید.
آدمها دنبال یک عدد هستند، چون عدد حس نقشهداشتن میدهد. به پانزده استاد ایمیل بزن و تمام. اما این عدد، معلولِ هر چیزی است که واقعاً نتیجهی کار را تعیین میکند: اینکه تناسب واقعی باشد، اینکه آن فرد در حال جذب دانشجو باشد، اینکه ایمیلتان به نظر برسد برای خودِ او نوشته شده یا برای فهرستی دویستنفره. پس قبل از اینکه عددها را بدهم (و میدهم، به صورت بازه، چون هر کسی یک رقم دقیق کف دستتان بگذارد دارد حدس میزند)، بگذارید تعریف کنم که واقعاً دارید چه چیزی میسازید.
شما دارید یک سبد میسازید، نه اینکه سهمیه پر کنید
همانطور به آن نگاه کنید که به درخواست کار نگاه میکنید، فقط کندتر و با بازخوردی بدتر. دارید مجموعهای پخششده از استادهایی را کنار هم میچینید که واقعاً تناسب خوبی با شما دارند، روی تعداد معقولی از برنامههای تحصیلی، و با هرکدام هم به عنوان یک آدم مستقل تماس میگیرید. این پخششدگی مهم است، چون هر استادِ منفرد یک شیر یا خط است که دستِ شما نیست. تماس شخصی مهم است، چون کل نکتهی ارتباطگرفتن همین است که شما یک فرم لای انبوه فرمها نیستید.
هر سبدی یک شکل دارد. بعضی انتخابها تیرهایی در تاریکیاند که عاشقشان هستید. بعضی تناسبهای قوی و واقعبینانهاند. بعضی هم شرطهای امنتری هستند که باز هم واقعاً در آنها خوشحال خواهید بود. هدفتان این نیست که تعداد خام ایمیلهایی را که میفرستید به بیشترین حد برسانید. هدف این است که احتمال اینکه دستکم یک تناسب عالی به یک گفتوگوی واقعی و بعد به یک پذیرش تبدیل شود بیشترین باشد، بدون اینکه در این راه خودتان را به آتش بکشید. هر چیزی که در ادامه میآید دربارهی این است که به آن پخششدگی اندازهای عاقلانه بدهیم.
چرا یکی دو استاد نقشهای شکننده است
ایمیلهای سرد دانشگاهی نرخ پاسخ پایینی دارند و این سکوت پر از نویز است. ممکن است استادی جواب ندهد چون در فرصت مطالعاتی است، چون پارسال دو دانشجو گرفته و دیگر بودجهای برایش نمانده، چون ایمیل شما در بدترین هفتهی فصل گرنت به دستش رسیده، چون زیر نود ایمیل دیگر دفن شده، یا چون واقعاً تناسبی وجود ندارد و حوصلهی نوشتن جواب رد را نداشته. معمولاً نمیتوانید تشخیص دهید کدامیک. از سمت شما، بیجواب ماندن چه دلیلش یک «نه»ی قاطع باشد و چه یک «یادم رفت»ِ حواسپرتانه، دقیقاً یک شکل دارد.
آمار قلابی کف دستتان نمیگذارم، چون حقیقتش این است که نرخ پاسخ بسته به رشته، بسته به فصل، و بسته به اینکه ایمیل چقدر هدفمند باشد بهشدت نوسان دارد. اما بر اساس واقعیتی برنامهریزی کنید که در آن بخش خوبی از پیامهایتان اصلاً جوابی نمیگیرند، بعضی با یک «امسال دانشجو نمیگیرم»ِ مؤدبانه برمیگردند، و دستهی کوچکتری به گفتوگوی واقعی تبدیل میشوند. اگر کل نقشهتان روی یکی دو استاد بنا شده باشد، چیزی ساختهاید که یک فرصت مطالعاتی میتواند سرنگونش کند. این نه مشکل تناسب است و نه مشکل استعداد. مشکلِ حجم نمونه است. به همین دلیل هم هست که بررسی اینکه آیا استاد اصلاً دانشجوی دکترا میپذیرد یا نه، پیش از آنکه دلتان را به ایدهی آزمایشگاهش ببندید، شما را از کلی دلشکستگی بیصدا نجات میدهد.
چرا شلیک یک فهرست عظیم و یکشکل نتیجهی عکس میدهد
اشتباه مقابل، حس بهرهوری میدهد و در سکوت بدتر است. یک قالب مینویسید، اسم و دانشگاه را عوض میکنید و در یک آخر هفته آن را به سمت هشتاد نفر شلیک میکنید. حس میکنید کارآمد است. بله، در نادیدهگرفتهشدن کارآمد است. استادها زیاد از این ایمیلها میخوانند و یک ایمیل کلیشهای ظرف دو جمله لو میرود: هیچ ارجاعی به کار واقعیشان ندارد، علاقهی پژوهشیاش آنقدر کلی است که میشود زیر اسم هر کسی کپیاش کرد، و یک «من عمیقاً به پژوهش شما علاقهمندم» بدون هیچ نشانهای از اینکه حتی یک کلمه از آن را خوانده باشید.
یک هزینهی دوم هم هست که راحت فراموش میشود. آدمهای یک زیرشاخه همدیگر را میشناسند. با هم در کمیتهها نشستهاند، مقالههای همدیگر را داوری میکنند، در یک آزمایشگاه پسادکترا بودهاند. اگر به استاد الف ایمیلی بزنید که از کارش روی یک موضوع تعریف و تمجید میکند، و همان ایمیل را با همان موضوع به استاد ب بفرستید در حالی که ب روی چیز دیگری کار میکند، و بعد آن دو یادداشتهایشان را با هم مقایسه کنند (که پیش میآید)، در بهترین حالت بیدقت به نظر میرسید. با چشم خودم دیدم که دوستی با یک اشتباهِ کپی و پیست که اسم آزمایشگاه اشتباهی را در ایمیل آورده بود، دو درخواست را سوزاند. شخصیسازی اینجا یک ظرافت اضافه نیست. کل سازوکاری است که اساساً ارتباط سرد را کار میاندازد. جزئیات نوشتن یک ایمیل خوب (چه بگویید، چقدر بلند باشد، چه چیزی ضمیمه کنید) را جداگانه در چطور به یک استاد ایمیل بزنیم نوشتهام.
خب، حالا عددهای واقعی
این همان بخشی است که برایش اسکرول کردید. بازهها را میدهم و استدلال پشتشان را، چون این استدلال است که به شما اجازه میدهد عددها را برای شرایط خودتان تنظیم کنید، نه اینکه فقط عددهای من را کپی کنید.
برنامههای تحصیلی. بیشتر متقاضیهایی که میشناسم به حدود ۶ تا ۱۲ برنامه درخواست دادند. این بازه جادویی در کار نیست؛ فقط بین دو فشار واقعی تعادل برقرار میکند. از یک طرف، هزینهی هر درخواست تقریباً ۷۵ تا ۱۲۰ دلار است، بهعلاوهی ریزنمرات و گزارش نمرهی آزمونها، و خیلی زود روی هم جمع میشود. دوازده برنامه میتواند وقتی همهچیز تسویه شود بیسروصدا خیلی بیشتر از هزار دلار برایتان آب بخورد. از طرف دیگر، تعداد خیلی کمِ برنامهها دوباره همان مشکل شکنندگی است. شش برنامهی خوبانتخابشده که در آنها تناسب قوی دارید بهتر از بیست برنامهی پراکنده و بیهدف است، اما سهتا کم است. اگر پول قید اصلیتان است، بیشتر دانشکدهها معافیت هزینه دارند و ارزشش را دارد که مستقیم بپرسید؛ هیچکس با صدای بلند تبلیغشان نمیکند.
تعداد استاد در هر برنامه. در مدارکتان (انگیزهنامه، و آن کادرِ «دوست دارید با چه کسی کار کنید» که بعضی فرمها دارند)، در هر برنامه ۱ تا ۳ استاد را نام ببرید که کارشان واقعاً با کار شما همراستا باشد. یک نفر میتواند محدود و پرریسک به نظر برسد، اگر همان یک نفر برود یا دانشجو نگیرد. چهار نفر کمکم اینطور خوانده میشود که خودتان هم نمیدانید چه میخواهید. دو یا سه، نقطهی طلایی است: هم تمرکز نشان میدهد و هم به کمیته بیش از یک دلیل میدهد که شما را در آن دانشکده تصور کند. اینکه واقعاً پیش از درخواست به آن استادها ایمیل بزنید یا نه، سؤال جداگانهای است که کاملاً به رشتهتان بستگی دارد و به آن میرسم.
در کل فصل درخواست. همه را که جمع بزنید، برای خیلی از متقاضیها ارتباطگرفتن با چیزی در بازهی ۳۰ تا ۶۰ استادِ خوبانتخابشده در طول فصل منطقی است. اگر در رشتهای خیلی رقابتی هستید، یا پروفایلتان مرزی است و دارید روی ارتباطگیری حساب میکنید تا خودتان را اثبات کنید، بالاتر رفتن (تا حدود ۵۰ تا ۱۰۰) میتواند معقول باشد. اما این سقف یک شرط سفتوسخت هم با خودش دارد، و منظورم واقعاً سفتوسخت است: تکتک ایمیلها باید همچنان واقعاً شخصی باشند. همان لحظهای که از «تعداد زیادی ایمیل واقعی» رد شوید و به «ایمیل انبوه» برسید، بیشتر بودن دیگر کمکتان نمیکند و شروع میکند به ضربهزدن، دقیقاً به همان دلایلی که در بخش قبل گفتم.
این بازهها پهن به نظر میرسند چون پاسخ صادقانه واقعاً مشروط است. عدد درست برای شما به سه چیز بستگی دارد: اینکه رشتهتان چقدر رقابتی است، اینکه پروفایلتان روی کاغذ چقدر قوی به نظر میرسد، و اینکه اصلاً در رشته و کشور شما ایمیلزدن به استاد انتظار میرود یا نه. یک متقاضی قوی در رشتهای که کمیتهها پذیرش را انجام میدهند ممکن است تقریباً به هیچکس ایمیل نزند و مشکلی هم پیش نیاید. یک متقاضی مرزی در سیستمی که اساساً به استادی نیاز دارید که از شما حمایت کند، ممکن است هشتاد ایمیل دقیق بنویسد و آن را وقتی خوبصرفشده بداند. یک سؤال، دو جواب متضاد، هر دو درست.
محدودیت واقعی خودِ شمایید، نه یک عدد جادویی
دقت کنید که سقف واقعی چیست. رقمی نیست که یک وبلاگ کف دستتان بگذارد. سقف این است که چند ایمیلِ واقعاً شخصی و خوبتحقیقشده میتوانید بنویسید پیش از آنکه کیفیت افت کند یا فرسوده شوید، هرکدام که زودتر برسد، و معمولاً فرسودگی زودتر میرسد.
ایمیل واقعی یعنی دستکم یکی دو تا از مقالههای اخیرشان را آنقدر دقیق خواندهاید که بتوانید چیزی مشخص و درست بگویید. یعنی میتوانید نام ببرید که چرا پیشینهی شما به پروژهای وصل میشود که همین حالا دارند اجرا میکنند، نه پروژهای که در ۲۰۱۵ جمعش کردهاند. این کارِ واقعی است: شاید سی تا شصت دقیقه برای هر استاد، وقتی دستتان راه افتاد؛ در شروع بیشتر. پنجاه تا از اینها یک آخر هفته نیست. یک پروژه است. سعی کنید در یک شبِ پر از کافئین انجامش دهید، آنوقت ایمیل شمارهی چهل مثل یادداشت گروگانگیری خوانده میشود و زحمتتان را از هر دو طرف هدر دادهاید. کیفیتِ هر ایمیل همیشه از تعداد خام میبرد، و اصلاً رقابت نزدیکی هم نیست. ده ایمیل تیز و مشخص بیشتر از شصت ایمیل شلوول برایتان کار میکنند.
فهرست را بر اساس تناسب بسازید، نه بر اساس رتبهبندی
وقتی فهرست را میسازید، بر اساس اینکه پژوهش چقدر خوب میخواند و اینکه آن فرد بهطور محتمل دانشجو میگیرد یا نه مرتب کنید، نه بر اساس اینکه دانشگاه در فلان جدول رتبهبندی کجا ایستاده. آن رتبه شاخص ضعیفی است برای اینکه زندگی واقعی شما در پنج شش سال آینده چه شکلی خواهد بود. استاد راهنما و پروژهتان چیزی است که اهمیت دارد. یک آزمایشگاه با تناسب عالی در برنامهای با رتبهی چهلم، پژوهشگر بهتری از شما میسازد تا یک تناسب مبهم در برنامهی رتبهی سوم، و این رقابت اصلاً نزدیک نیست.
من فهرست خودم را در سه رده دستهبندی کردم و همین باعث شد با خودم صادق بمانم دربارهی فرق میان هیجانزدهبودن و واقعبینبودن:
- تناسب رؤیایی. تطابق تقریباً عجیب است (پرسشهای بازِ آنها همان پرسشهای شماست)، اما به دلایلی که همین حالا هم میبینید تیری در تاریکی است: استادی سوپراستار، آزمایشگاهی کوچک، نرخ پذیرشی بیرحم. به هر حال درخواست بدهید. فقط امیدتان را روی این ردیف بنا نکنید.
- تناسب قوی. تطابقی واقعاً عالی که در آن گزینهای واقعبینانه هستید. این قلب فهرست شماست. بیشتر بهترین ایمیلهایتان و بیشتر برنامههایتان باید همینجا باشند.
- تناسب مطمئن. تطابقی خوب و صادقانه در جایی که شانستان راحتتر است. جایزهی دلخوشی نیست: جایی است که واقعاً از گذراندن چند سال در آن خوشحال میشوید. اگر کلمهی «امن» باعث میشود دربارهی تناسب شلخته شوید، کلمه را دور بیندازید؛ هیچ دلیلی ندارد جایی درخواست بدهید که حاضر نیستید بروید.
تصمیمگیری دربارهی اینکه هر کسی در کدام رده جا میگیرد، در واقع یک قضاوت دربارهی تناسب پژوهشی است و درست انجامدادن این قضاوت خودش یک مهارت مستقل است. یک مطلب کامل دربارهی اینکه چطور علایقتان را با کار واقعی یک آزمایشگاه تطبیق دهید نوشتهام، چون دقیقاً همانجایی است که بیشتر آدمها یا تیرهای در تاریکی را بیش از حد میشمارند یا بیسروصدا آدمهای تناسبقوی را که درست جلوی چشمشان نشستهاند از دست میدهند.
رشتهی شما تعیین میکند که اصلاً چقدر از این کارها را انجام دهید
این همان تکهای است که توصیههای کلی از رویش میپرند، و عددهای شما را کاملاً عوض میکند. در بعضی رشتهها و کشورها ایمیلزدن به استاد انتظار میرود و اغلب ضروری است، و در بعضی دیگر تقریباً بیربط است.
در بخش زیادی از ایالات متحده (خیلی از رشتههای علوم، و بهخصوص هر چیزی که پذیرش کمیتهمحور دارد) شما به برنامه درخواست میدهید، نه به یک استاد. کمیتهای پروندهتان را میخواند، تصمیم میگیرد چه کسی پذیرفته شود، و بعداً دانشجوها را به استادهای راهنما وصل میکند، گاهی بعد از یک سال چرخش بین آزمایشگاهها. در آن برنامهها ایمیل سرد اختیاری است و گاهی مؤدبانه نادیده گرفته میشود، چون آن استاد بهتنهایی کنترلی روی پذیرش شما ندارد. ارتباطگرفتن باز هم میتواند کمک کند که مطمئن شوید کسی دانشجو میگیرد و اسمتان در ذهنش بنشیند، اما آن کنترلی که حس میکنید نیست.
در علوم کامپیوتر و بخش زیادی از مهندسی، و در بیشتر اروپا و بریتانیا، ماجرا برعکس میشود. آنجا معمولاً باید یک استاد مشخص شما را بخواهد: بودجه، پروژه و حرف آخر دست اوست. موقعیت دکترا در اروپا اغلب یک شغلِ آگهیشده و بودجهدار است که به یک استاد راهنما وصل است، و اگر به آن استاد ایمیل نزنید، عملاً درخواستی ندادهاید. همین ماجرا برای خیلی از استودنتشیپهای بریتانیا هم صادق است. در آن سیستمها استاد همان درِ ورودی است، و نزدن ایمیل یعنی کلاً درخواستندادن.
پس قبل از اینکه اندازهی هیچکدام از اینها را تعیین کنید، بفهمید در کدام دنیا هستید. از کسانی بپرسید که یکی دو سال از شما جلوترند و دقیقاً در رشتهی خودتان هستند، نه از یک انجمن اینترنتی عمومی. صفحههای دانشکده را بخوانید: اگر نوشتهاند «پیش از درخواست با استادهای راهنمای بالقوه تماس بگیرید»، حرفشان را باور کنید. اشتباهکردن در این مورد، از هر دو طرف، زحمت واقعی را هدر میدهد: ایمیلزدن به هشتاد نفر در رشتهای با پذیرش کمیتهای که بهسختی به چشم میآید، یا ایمیلنزدن به هیچکس در سیستمی که استاد همان دروازه است و سکوت یعنی اصلاً درخواست ندادهاید.
آن را مثل همان پروژهی کوچکی که هست پیگیری کنید
همین که از چند استاد انگشتشمار گذشتید، حافظهتان کم میآورد، و خطا در اینجا از آن نوع شرمآور است. به یک نفر دو بار ایمیل میزنید. یادتان میرود به چه کسی قول پیگیری دادهاید. وقتی سه هفته بعد با یک سؤال تیز جواب میدهند، یادتان نمیآید به کدام مقاله ارجاع داده بودید. یک صفحهگستردهی ساده همهی اینها را حل میکند و لازم هم نیست زیرکانه باشد.
مال من برای هر استاد یک ردیف داشت و این ستونها: نام، دانشگاه، مقاله یا ایدهی مشخصی که در ایمیل به آن ارجاع داده بودم، تاریخ ارسال، وضعیت پاسخ، و تاریخ پیگیری. کل ماجرا همین بود. ستون «مقالهی مشخصی که به آن ارجاع دادم» بیشترین کار را انجام میداد: یعنی وقتی کسی جواب میداد، میتوانستم در ده ثانیه دقیقاً همان زمینه را دوباره در ذهنم بارگذاری کنم، به جای اینکه با دستپاچگی دوباره سایتشان را بخوانم. تاریخ پیگیری یعنی واقعاً یک بار، مؤدبانه، بعد از یکی دو هفته سکوت پیگیری میکردم، به جای اینکه یا مزاحم آدمها شوم یا بگذارم سرنخهای گرم بمیرند. وضعیت پاسخ هم نگذاشت در خفتِ ایمیل تکراری بیفتم. ابزاری کسلکننده با بازدهی بزرگ.
موجی بفرستید، نه در یک شب
شصت ایمیل را یکشنبه نفرستید. یک موج اول بفرستید (مثلاً هشت تا پانزده نفر از قویترین تناسبهایتان) و بعد ببینید چه میشود. جوابها چیزهایی به شما یاد میدهند که هیچ مقالهای نمیتواند. شاید ایمیلتان زیادی بلند باشد؛ وقتی هیچکس طعمه را نمیگیرد حسش میکنید. شاید یک جملهی خاص مدام جواب میگیرد و میفهمید قلابِ واقعیتان همان است. شاید کسی جواب بدهد «دانشجو نمیگیرم، اما با همکارم صحبت کن»، و فهرستتان ناگهان در جهتی رشد کند که برنامهاش را نداشتید.
بعد موج بعدی را با چیزی که یاد گرفتهاید بفرستید. این کار بار عاطفی را هم پخش میکند، که در یک بازهی سهماهه چیز کمی نیست. شصت بیجوابی در یک هفته شما را قانع میکند که ناخواسته و بیصلاحیت هستید. همان شصتتا، پخششده در چند موج و چاشنیخورده با گفتوگوهای واقعیِ گاهبهگاه، همان چیزی خوانده میشوند که هستند: عادی. جایی متوقف میشوید که بهاندازهی کافی گفتوگوی زنده و درخواست قوی در جریان داشته باشید، طوری که اضافهکردن بیشتر فقط توجهی را که به هرکدام میدهید رقیق کند. قاعدهی واقعیِ توقف همین است، نه یک عدد، بلکه لحظهای که دیگر نمیتوانید به ایمیل بعدی دقتی را که لازم دارد بدهید. وقتی به آن نقطه رسیدید، کارتان تمام است، عدد هرچه میخواهد بگوید.
سکوت حکم نیست
این همان بخشی است که کاش کسی قبل از اینکه روزی چهل بار صندوق ورودیام را رفرش کنم به من گفته بود. نرخ پاسخ پایین حالتِ عادی این فرایند است، نه نشانهای دربارهی ارزش یا توانایی شما. سکوت یک استاد تقریباً همیشه یعنی «سرم شلوغ است»، یا «دانشجو نمیگیرم»، یا «ایمیلت در یک سهشنبهی بد رسید». خیلی بهندرت یعنی «تو بهاندازهی کافی خوب نیستی»، و حتی وقتی یک «نه»ی واقعی باشد، «نه»ای است دربارهی تناسب و زمانبندی و بودجه، نه دربارهی شما به عنوان یک آدم یا یک دانشمند.
روی این نکته پافشاری میکنم چون آن نرخ پایهی پایین، اگر بگذارید، بلای زشتی سر ذهنتان میآورد. شروع میکنید به خواندنِ «رد شدم» از دلِ حسابی که اصلاً دربارهی شما نبود. ده سکوت پشت سر هم نتیجهای کاملاً معمولی است که هیچ چیزی نمیگوید، و ایمیل یازدهم میتواند همانی باشد که جواب میدهد. عددها را در نسبت درستشان نگه دارید و به فرستادن پیامهای دقیق، مشخص و انسانی به آدمهایی که واقعاً کارشان را تحسین میکنید ادامه دهید. کل روش همین است. شمردن فقط دفترداری است.
تنها چیزی که واقعاً این ماجرا را برای من عوض کرد، کمکردن زمانی بود که هر ایمیل شخصی میبرد، بدون اینکه ذرهای از شخصیبودنش کم شود، چون بخش فرساینده هیچوقت تایپکردن نیست، تحقیق است: پیداکردن آدمهای درست، خواندن بهاندازهی کافی از کارشان تا بتوانید چیزی درست بگویید، و مرتب نگهداشتن کل فهرست. دقیقاً همین مسئلهی باریک است که اپکس اپلای برایش ساخته شده: کمک میکند فهرستی بر پایهی تناسب بچینید و از روی مقالههای واقعی هر استاد، نسخهی اولِ مستندی از هر ایمیل را پیشنویس میکند، تا انرژیتان به جای کندوکاو، صرف قضاوت و لمس شخصی شود. از آن استفاده کنید یا با دست انجامش دهید، در هر صورت این اصل پابرجاست. مجموعهای کوچکتر از ایمیلهای واقعاً شخصی، فرستادهشده بهصورت موجی به آدمهایی که واقعاً تناسب دارند، همیشه از یک فهرست بزرگ که در یک شبِ خسته فرستاده شده بهتر عمل میکند.