چگونه به اساتید برای پوزیشن دکتری ایمیل بزنیم (همراه با یک نمونه که واقعا جواب میگیرد)
ده ثانیه وقت و یک اینباکس پر
این دقیقا اتفاقی است که برای بیشتر ایمیلهای اپلای میافتد. یک استاد در یک روز سهشنبه در ماه نوامبر لپتاپ خود را باز میکند، چهل پیام نخوانده میبیند و شروع به مرتب کردن آنها میکند. در میان آنها، شش ایمیل از دانشجویانی است که هرگز آنها را ندیده است و همه با جملاتی شبیه به این شروع میشوند: "من به پژوهشهای شما بسیار علاقه دارم و گزینه عالی برای آزمایشگاه شما هستم." استاد خط اول را میخواند، شاید خط دوم، و بعد ایمیل را آرشیو میکند. برای هر ایمیل ده ثانیه وقت میگذارد و بیشتر این زمان صرف این میشود که تصمیم بگیرد شما ارزش خواندن خط یازدهم را ندارید.
من در طول سالها دهها ایمیل از این دست فرستادهام (اول برای پوزیشن دستیار پژوهشی ارشد و بعد برای دکتری) و کنار اساتیدی نشستهام که اینباکس خود را خالی میکردند و به نظراتشان گوش دادهام. واقعیت بسیار سادهتر و تلختر از چیزی است که فکر میکنید. در فصل اپلای، یک استاد معروف در یک رشته پرطرفدار هفتهای چند ایمیل اینچنینی میگیرد و همه آنها در ذهنش با هم قاطی میشوند چون واقعا شبیه به هم هستند.
خبر خوب دقیقا در همین واقعیت پنهان است. سطح رقابت بسیار پایین است. وقتی تقریبا همه ایمیلها پر از تملقهای تکراری هستند، ایمیلی که نشان دهد یک انسان واقعی تحقیقات واقعی انجام داده است، مثل یک فانوس دریایی میدرخشد. نیازی نیست یک نابغه باشید. فقط باید دقیق، کوتاه و مشخص بنویسید تا معلوم شود از یک قالب آماده استفاده نکردهاید. این کار خیلی راحتتر از تحت تاثیر قرار دادن یک دانشمند معروف است.
تنها چیزی که یک ایمیل کپی شده نمیتواند جعل کند
اگر از این متن فقط یک چیز یاد میگیرید، این باشد: ثابت کنید که واقعا مقالات آنها را خواندهاید. یک جمله دقیق و مشخص درباره یک مقاله جدید، بسیار بیشتر از سه پاراگراف تعریف و تمجید اثر دارد.
به دلیل آن فکر کنید. تعریف کردن هزینهای ندارد. هر کسی میتواند بنویسد "کار شما روی شبکههای عصبی گراف بسیار جذاب است و کاملا با علایق من همخوانی دارد." این جمله هیچ ارزشی ندارد و هر استادی آن را دویست بار خوانده است. اما جملهای مثل "مقاله سال ۲۰۲۴ شما درباره انتقال پیام در گرافهای پویا، در آن قسمتی که وزن یالها را بعد از لایه سوم ثابت کردید، مرا به این فکر انداخت که آیا همین ترفند در گرافهای دانش زمانی هم جواب میدهد یا نه" را نمیتوان بدون خواندن مقاله نوشت. این جمله خودش نشاندهنده تلاش شماست. کل بازی همین است.
پس قبل از نوشتن حتی یک کلمه، یک یا دو مقاله اخیر آنها را پیدا کنید. جدید بودن مهم است چون علایق تغییر میکنند و چیزی که در سال ۲۰۱۶ روی آن کار میکردند شاید الان فاند نداشته باشد. آنقدر بخوانید تا به یک ایده واقعی برسید. نیازی نیست کل مقاله را بخوانید. چکیده، نمودارها، نتیجهگیری و بخش کارهای آینده کافی است. شما به یک نکته ملموس نیاز دارید تا آن را به کاری که میخواهید انجام دهید وصل کنید. آن را پیدا کنید و ستون فقرات ایمیل شما آماده است. بقیه ایمیل فقط ساختاری است که دور همین یک جمله چیده میشود.
اگر نمیتوانید چنین جملهای پیدا کنید، یا اگر کار آنها واقعا هیچ ربطی به علایق شما ندارد، این هم اطلاعات مفیدی است. این یعنی آنها شخص مناسبی برای ایمیل زدن نیستند و بهتر است این را الان بفهمید تا وقتی که وارد آزمایشگاه شدید.
چه چیزی واقعا باید در ایمیل نوشته شود
یک ایمیل خوب به استاد حدود پنج پاراگراف کوتاه است و کمتر از دویست کلمه دارد. اگر طولانیتر از این بنویسید، در واقع از یک غریبه پرمشغله میخواهید که برای شما کار کند. در اینجا میگوییم هر بخش برای چیست.
عنوان ایمیل: این اولین فیلتر است، پس آن را دقیق و انسانی بنویسید. عنوانی مثل "دانشجوی آینده دکتری" اصلا دیده نمیشود. "متقاضی دکتری: کار شما روی ایکس، سابقه من در وای" به آنها دلیلی برای باز کردن ایمیل میدهد. اسم روش آنها یا موضوع مشترکتان را بیاورید. بعضیها ترم مورد نظر را هم مینویسند. عنوان ایمیل به تنهایی باید نشان دهد که این پیام اسپم یا کپی شده نیست.
خط اول: شما چه کسی هستید. اسم، کاری که الان میکنید و رشتهتان. "من دانشجوی سال آخر کارشناسی علوم کامپیوتر در فلان دانشگاه هستم و روی پردازش زبان طبیعی تمرکز دارم." تمام. نیازی به مقدمههایی مثل "امیدوارم حالتان خوب باشد" نیست. آنها باید در چهار ثانیه بفهمند شما کی هستید و بعد به سراغ دلیل ایمیل زدن شما بروند.
پاراگراف چرا این استاد: این همان جملهای است که با خواندن مقاله به دست آوردهاید. اسم مقاله و آن ایده مشخص را بیاورید و به کاری که میخواهید انجام دهید وصلش کنید. اینجاست که بیشتر ایمیلها رد میشوند و ایمیل شما زنده میماند. دو یا سه جمله کافی است. شما قرار نیست یک مرور ادبیات بنویسید. فقط باید یک نقطه اتصال واقعی بین کار آنها و ذهن خودتان نشان دهید.
خط شما چه چیزی با خود میآورید: یک چیز واقعی و مرتبط. روشی که بلدید، پروژهای که انجام دادهاید یا نتیجهای که گرفتهاید. "تابستان گذشته یک سیستم بازیابی برای یک استارتاپ ساختم و خودم کدهای ارزیابی آن را نوشتم." صادق و مرتبط باشید. اغراق نکنید. اساتید در تشخیص رزومههای دروغین استاد هستند و اگر مچ شما را در یک اغراق بگیرند، کل ایمیل را به چشم تبلیغات میبینند. یک کار واقعی و ملموس خیلی بهتر از پنج ادعای مبهم است.
درخواست اصلی: کوچک و واضح. شما معمولا دو چیز میخواهید بدانید: آیا برای سال آینده دانشجو میگیرند و آیا حاضرند یک گفتگوی کوتاه با شما داشته باشند. از آنها نخواهید رزومهتان را دقیق ارزیابی کنند، قول فاند نخواهید و تقاضای یک تماس چهل و پنج دقیقهای نکنید. "میخواستم بپرسم آیا برای پاییز ۲۰۲۶ دانشجوی دکتری جدید میپذیرید، و اگر بله، آیا مایل به یک گفتگوی کوتاه هستید" سوالی است که حتی فردی با چهل ایمیل نخوانده هم به راحتی میتواند جواب دهد.
پایانبندی: کوتاه. از وقتشان تشکر کنید، بگویید رزومهتان ضمیمه شده است و تمام. یک فایل پی دی اف یک یا دو صفحهای با اسمی معقول. نیازی به انگیزهنامه طولانی یا فایل زیپ نیست. اگر بیشتر بخواهند خودشان میگویند و آن درخواست دقیقا همان جوابی است که شما منتظرش هستید.
قالبی که باید آن را شخصیسازی کنید
این یک ساختار کلی است. عمدا ساده نوشته شده، چون یک قالب پر زرق و برق باز هم فقط یک قالب است. از آن برای درک ساختار استفاده کنید و بعد تمام کلمات داخل براکتها را با لحن خودتان از نو بنویسید.
عنوان ایمیل: متقاضی دکتری: کار شما روی [روش یا موضوع آنها]، سابقه من در [حوزه کاری شما]
دکتر [نام خانوادگی] عزیز،
من یک [موقعیت فعلی، مثلا دانشجوی سال آخر ارشد در فلان دانشگاه] هستم که روی [حوزه دقیق کاری خودتان] کار میکنم. من کارهای گروه شما را دنبال کردهام و مقاله اخیر شما در مورد [مقاله مشخص] توجه مرا جلب کرد: [یک جمله واقعی و مشخص درباره آن ایده و اینکه چطور به کاری که میخواهید انجام دهید یا از قبل بلدید ربط پیدا میکند].
]یک مورد واقعی که با خود میآورید: یک روش، یک پروژه یا یک نتیجه در یک جمله. صادق باشید و آن را مرتبط با کار استاد بنویسید[.
میخواستم بپرسم آیا برای [ترم مورد نظر، مثلا پاییز ۲۰۲۶] دانشجوی دکتری جدید میپذیرید، و اگر بله، آیا مایل به یک گفتگوی کوتاه هستید. رزومهام را برای اطلاعات بیشتر ضمیمه کردهام.
از وقتی که میگذارید سپاسگزارم، ]نام شما[
حالا به این هشدار جدی توجه کنید. اگر همین ساختار را نگه دارید و فقط کلمات داخل براکت را عوض کنید، باز هم شبیه یک ایمیل آماده به نظر میرسد، چون واقعا همینطور است. چیزی که باعث موفقیت ایمیل میشود آن بخشی است که نمیتوانید از قالب کپی کنید: همان نظر دقیق شما درباره مقاله خاص آنها. به براکتها به عنوان راهنما نگاه کنید. اگر بتوانید با تغییر دادن سه کلمه، ایمیل نهایی را برای استاد دیگری بفرستید، یعنی هنوز کارتان تمام نشده است.
آیا ایمیل زدن واقعا کمک میکند؟ بستگی دارد کجا باشید
این همان بخشی است که بیشتر راهنماها جا میاندازند و باعث ناامیدی دانشجویان میشوند. اینکه ایمیل شما تاثیری دارد یا نه، به شدت به رشته و کشور مورد نظر بستگی دارد. هر کسی که قانون همیشه قبل از اپلای ایمیل بزنید را به عنوان یک قانون کلی به شما میگوید، از فضای رشته خودش بیرون نیامده است.
بیایید با بخش بزرگی از برنامههای آمریکا شروع کنیم. در بسیاری از آنها، پذیرش توسط یک کمیته تصمیمگیری میشود نه یک استاد خاص. کسی که به او ایمیل میزنید نمیتواند به سادگی شما را قبول کند. آنها میتوانند از شما حمایت کنند، اما گروه ورودی توسط یک تیم چیده میشود. ایمیل شما کلیدی نیست که یک در را باز کند. این ایمیل دو کار کوچک انجام میدهد: نشان میدهد شما واقعا برای آنجا مناسب هستید و به شما میگوید آیا آنها اصلا امسال دانشجو میگیرند یا خیر. پس یک جواب گرم را به معنی قبولی و سکوت را به معنی رد شدن ندانید. در هر صورت شما باید اپلای کنید.
در بعضی از این دپارتمانها، اساتید اصلا به ایمیلهای ناشناس جواب نمیدهند. این فرهنگ دپارتمان و گاهی قانون رسمی آنهاست و هیچ ربطی به شما ندارد.
حالا روی دیگر سکه را ببینید. در علوم کامپیوتر و بیشتر شاخههای مهندسی، و در اکثر دانشگاههای اروپا و بریتانیا، اساتید وزن بسیار بیشتری دارند. پوزیشنهای دکتری معمولا به یک گرنت خاص و یک استاد خاص گره خوردهاند و آن استاد عملا در حال استخدام نیرو است. اینجا تماس گرفتن قبل از اپلای کاملا انتظار میرود. یک پوزیشن دکتری فانددار در اروپا بیشتر شبیه یک آگهی استخدام است. در اینجا ایمیل بسیار به تصمیمگیری نهایی نزدیکتر است.
پس قبل از هر فرضی، هنجارهای رشته خود را پیدا کنید. از یک دانشجوی فعلی بپرسید. صفحه پذیرش دانشگاه را بخوانید. دقت کنید که آیا پوزیشنها به صورت تکی آگهی میشوند یا به صورت یک کلاس ورودی. سپس انتظارات خود را تنظیم کنید.
اشتباهاتی که باعث پاک شدن ایمیل شما میشود
بیشتر ایمیلهای رد شده قبل از اینکه استاد به بخش خوب متن برسد، آرشیو میشوند. مواردی که من مدام میبینم:
ارسال انبوه. استفاده از قابلیت کپی پنهان، استفاده از عبارت استاد عزیز بدون ذکر نام، یا متنی آنقدر کلی که میشود برای هر کسی فرستاد.
تملق بیش از حد. "تحقیقات پیشگامانه شما از کودکی الهامبخش من بوده است." این جمله غیرصادقانه به نظر میرسد و فضایی را اشغال میکند که باید با یک ایده واقعی پر میشد.
درخواستهای بزرگ. قول فاند، تضمین پذیرش، یک جلسه طولانی، بازخورد دقیق روی کل اپلیکیشن شما. غریبههایی که درخواستهای بزرگ دارند نادیده گرفته میشوند.
فایل ضمیمه بسیار بزرگ. فقط یک رزومه کوتاه بفرستید و تا وقتی نخواستهاند چیز دیگری اضافه نکنید.
غلطهای املایی و اسم اشتباه. اینکه اسم یک استاد را به جای استاد دیگر بنویسید دقیقا نشان میدهد چه کار کردهاید. متن را دوباره بخوانید و اسم را چک کنید.
درخواست مبهم. "خیلی دوست دارم درباره فرصتها صحبت کنم." کدام فرصتها؟ یک سوال واضح بپرسید.
دیوار متنی. شش پاراگراف فشرده بدون هیچ فاصلهای. پاراگرافهای کوتاه بنویسید و بین آنها فاصله بگذارید.
هیچکدام از این اشتباهات ربطی به هوش شما ندارند. آنها به دقت شما مربوط میشوند و کار کردن با شما برای پنج سال به همین دقت نیاز دارد.
کی ایمیل را بفرستیم و کی پیگیری کنیم
زمانبندی بسیار مهم است. در ساعات کاری روزهای وسط هفته ایمیل بزنید. صبح سهشنبه، چهارشنبه یا پنجشنبه معمولا بهتر از دوشنبه است که اینباکس پر از ایمیلهای آخر هفته است.
در نگاهی کلانتر: ایمیل را چند هفته تا دو ماه قبل از ددلاین اپلای بفرستید. آنقدر زود هست که هنوز در حال برنامهریزی برای گرفتن دانشجو هستند و آنقدر نزدیک هست که حس کنند پروسه جدی شده است.
اگر هیچ جوابی نگرفتید، یک بار پیگیری مشکلی ندارد. حدود ده روز صبر کنید، روی همان ایمیل قبلی ریپلای کنید و متن را در حد دو یا سه جمله نگه دارید. چیزی شبیه به این: "میدانم که در فصل شلوغی هستید، فقط میخواستم بررسی کنم که آیا در این ترم دانشجوی جدید میپذیرید یا خیر." اگر ایمیل دوم هم بیجواب ماند، متوقف شوید. سکوت هم یک جواب است.
یک جواب خوب چه شکلی است و با آن چه کنیم
فرض کنیم ایمیل شما جواب داد. استاد مینویسد: "ممنون از ایمیل شما. بله، امسال دانشجو میگیرم. میتوانید درباره تجربهتان بیشتر توضیح دهید؟" خیلیها با یک هفته ناپدید شدن این فرصت را خراب میکنند.
سریع جواب دهید و دقیقا به همان سوال پرسیده شده پاسخ دهید. سه یا چهار جمله بنویسید، نه سه پاراگراف. طول متن را با آنها تنظیم کنید. وقتی به شما پیشنهاد تماس میدهند، با دو یا سه سوال واقعی درباره کارشان وارد جلسه شوید.
اگر جوابشان یک نه محترمانه بود، صمیمانه تشکر کنید. یک نه محترمانه امروز، میتواند یک راه ارتباطی گرم برای آینده باشد.
مدیریت سکوت هم یک مهارت است. اساتیدی که جواب شما را نمیدهند نشانهای از آینده شما نیستند. آنها نشانهای از اینباکس شلوغ خودشان هستند.
دکتری، پستداک، یا پوزیشن ارشد: چه چیزی تغییر میکند
ساختار اصلی برای همه یکی است، اما تمرکز تغییر میکند.
برای ایمیل دکتری، شما در حال فروش پتانسیلهای خود هستید تا یک کارنامه تمام شده. نشان دهید که مواد اولیه لازم را دارید: یک پروژه مرتبط، یک مهارت یا یک سوال واقعی.
ایمیل پستداک شبیه به یک درخواست کار معمولی است. شما حالا سابقه کار دارید، پس با همان شروع کنید. مقالات چاپ شده مشخص و یک داستان دقیق از اینکه کار شما چگونه پژوهشهای آنها را تکمیل میکند.
برای پوزیشن ارشد، همه چیز را در مقیاس کوچکتر ببینید. شما میخواهید در کارهای موجود کمک کنید، پس روی قابل اعتماد بودن تمرکز کنید. "من دورههای یادگیری ماشین را گذراندهام و میتوانم هفتهای ده ساعت وقت بگذارم" دقیقا همان چیزی است که یک آزمایشگاه میخواهد بشنود.
بخشی که واقعا زمانبر است
نوشتن نسخه خوب برای هر استاد واقعا زمان میبرد. خواندن دقیق یک مقاله و تبدیل آن به چهار پاراگراف منسجم، شاید سی تا شصت دقیقه وقت بگیرد.
این دقیقا همان مشکل خاصی است که اپکس اپلای سعی میکند حل کند: ما پیشنویس اولیه را بر اساس تحقیقات واقعی هر استاد آماده میکنیم تا شما وقتتان را صرف ویرایش کنید به جای اینکه به یک صفحه خالی زل بزنید.
از هر ابزاری که استفاده کنید، قانون اصلی تغییری نمیکند. یک انسان واقعی باشید که مطالعه کرده است، یک درخواست کوچک داشته باشید و ایمیل را برای کسانی بفرستید که واقعا با شما تناسب دارند. کل داستان همین است.